Машиночитаемые доверенности (МЧД) в ЭДО с 1 сентября 2023 года

Без МЧД сотрудники не смогут заключать договоры, подписывать акты и накладные, подавать декларации в ФНС и выполнять другие действия в ЭДО от имени компании. Бывает, руководители отдают сотрудникам свои электронные подписи — чтобы не работать по новым правилам. Это незаконно и небезопасно. Проще сделать МЧД.  

Для выпуска и работы с МЧД нужны электронные подписи (ЭП) — для руководителя и сотрудников. Сама работа в ЭДО принципиально не изменится, внедрение МЧД — формальность. 

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность — это как обычная доверенность, только для ЭДО и электронная. Не просто скан-копия доверенности, а документ в понятном ЭДО электронном формате — xml.

С 1 сентября МЧД нужна всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы от имени компании. Это касается всех документов, включая отчетность в налоговую, документы от контрагентов или партнёров. Задача МЧД — подвердить, что сотрудник может подписывать те или иные документы. 

Сейчас сотрудники могут подписывать документы от имени компании квалифицированной ЭП этой же компании, если в ней указаны данные этого сотрудника. В документ как бы зашито «Это подпись ООО «ААА», но её поставил Белкин А.Б.»

Требования к машиночитаемым доверенностям

С 1 сентября эти ЭП компании с данными сотрудника перестают действовать. Теперь у каждого работника будет ЭП физического лица, и ей он будет подписывать электронные накладные, акты и остальное. А МЧД — как дополнение к подписи — будет подтверждать полномочия. Что: «Белкин А.Б. может подписывать от имени ООО «ААА» это и это, а делать то и то».  

Это значит: если кто-то из сотрудников подписывает документы (договоры, акты, накладные, счета-фактуры и УПД) в ЭДО от имени компании, нужно выдать им МЧД. Теперь они будут подписывать документы своими личными электронными подписями, а МЧД подтвердит полномочия. Если такой подписи нет, её нужно выпустить. А если срок действия ЭП руководителя заканчивается, то новая квалифицированная электронная подпись нужна и ему, получить её теперь можно только в налоговой и у доверенных лиц ФНС.

Как будет работать МЧД в ЭДО

По сути, в работе с ЭДО ничего не изменится. Надо будет просто добавить файл машиночитаемой доверенности в сервис электронного документооборота, подписать её квалифицированной ЭП директора и привязать МЧД к новой подписи сотрудника. Когда тот будет подписывать условную накладную или счёт, МЧД автоматически подставится к личной квалифицированной ЭП работника. 

Сервис ЭДО как бы поймёт: «Эту УПД подписал Белкин А.Б. Он может это делать, потому что в его МЧД есть такое полномочие». 

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

К контрагентам МЧД может уходить двумя способами:

1. Отдельным файлом вместе с остальными документами, которые подписывает сотрудник. Нужно будет найти файл доверенности в архиве системы, положить его в папку с остальными подписанными документами и отправить контрагенту.
2. В виде номера МЧД. Система, которая хранит МЧД, передает данные из доверенностей в базу машиночитаемых доверенностей ФНС. Поэтому можно не отправлять сам файл доверенности, а просто указать её номер. При необходимости контрагент введет номер МЧД в сервисе ФНС и узнает всё про срок действия и полномочия подписанта.

Когда контрагент получит документы, он увидит и номер машиночитаемой доверенности. С его помощью сможет проверить:

• действительна ли МЧД и на какой срок она выдана; 
• какие документы может подписывать сотрудник;
• кто подписал МЧД — реквизиты квалифицированной ЭП директора тоже будут в МЧД. 

Проверять МЧД необязательно, чаще всего система делает это за вас, и если что-то не так, предупреждает. В ЭДО нельзя будет подписать документы, если МЧД просрочена или у сотрудника нет полномочий подписывать те или иные документы.

Какие электронные подписи нужны для МЧД и ЭДО

МЧД сама по себе — просто xml-файл с набором данных. Чтобы она подтверждала полномочия сотрудника, нужны 2 подписи: 

• квалифицированная ЭП руководителя — только ей директор может подписать МЧД;
• квалифицированная ЭП сотрудника — в связке с ней МЧД и будет работать.

Квалифицированная ЭП руководителя. С 2022 года директор или ИП может выпустить себе квалифицированную ЭП только в налоговой и у её доверенных лиц, оформить подпись в обычном удостоверяющем центре больше не выйдет.

Налоговая выдаёт подписи руководителям только лично. Нельзя заказать квалифицированную ЭП онлайн или отправить за ней сотрудника. В удостоверяющем центре ФНС проверят документы, если за подписью придёт не директор — ЭП не дадут.

ЭП руководителя — неизвлекаемая и неэкспортируемая — её нельзя скопировать, чтобы одновременно расписываться на нескольких устройствах. Для безопасности налоговая записывает сертификат ЭП на токен — защищённую флешку, и только с ним руководитель сможет подписать МЧД или что-то другое. 

Квалифицированную ЭП директору и ИП выдают бесплатно. Для оформления нужны: 

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• носитель для ЭП.

Квалифицированная ЭП сотрудника. Работники могут пользоваться ЭП компании до 1 сентября 2023 года. Дальше нужно использовать личную квалифицированную ЭП. Получить её можно в любом удостоверяющем центре. В сертификате подписи будут зашиты только ФИО и ИНН конкретного человека, поэтому работник сможет использовать подпись и в личных целях тоже. 

Подпись выдают в любом удостоверяющем центре по документам: паспорт, СНИЛС и ИНН. Токен можно купить на месте. 

Где и как выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас есть 3 способа, как выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника. 

На сайте ФНС в реестре МЧД. Там можно бесплатно создать, проверить и отозвать доверенность. Нужно зайти сюда и:

1.Выбрать B2B доверенность

 

2. Заполнить все поля про условия действия МЧД, данные организации или ИП, директора и сотрудника. Дело минут на 15, полей много.

 

 

3.Выбрать полномочия: что сможет подписывать и делать сотрудник от имени компании. И в конце скачать доверенность.

 

На компьютер скачается файл, это и есть МЧД. Она существует, но пока не действует.  

В специальном сервисе. В крупных системах ведения делопроизводства и ЭДО есть свои сервисы в которых можно выпустить и сразу подписать МЧД квалифицированной ЭП директора. Например, Контур.Доверенность или 1С: Бухгалтерии 8. 

В собственной системе. Если есть ресурсы и необходимость, можно создать собственную систему, которая будет формировать и хранить МЧД. Главное, чтобы она делала это по установленному формату.

Как добавить МЧД в ЭДО

Чтобы МЧД прикладывалась к накладным, счетам или декларациям в налоговую вместе с электронной подписью сотрудника, их нужно добавить в ваш сервис ЭДО. В разных сервисах алгоритм, как и другие технические тонкости работы с МЧД, будут отличаться. 

В общих чертах это будет примерно так: 

1. Нужно подключить одновременно квалифицированные ЭП сотрудника и руководителя. Так ЭДО поймёт, что МЧД подписывает уполномоченное лицо, и привяжет доверенность к конкретному сотруднику. 
2. В разделе, где хранятся электронные подписи сотрудников, будет кнопка «Добавить МЧД». При нажатии появится поле, куда нужно ввести регистрационный номер доверенности. Например, он формируется, когда создаёте МЧД на портале налоговой. 
3. Указываем номер доверенности. Готово, МЧД подписана и привязана к сотруднику. Тут же можно указать операторов ЭДО, с которыми смогут работать сотрудники.

Итого

1. Если ваши сотрудники пользуются ЭДО в работе — нужно выпустить им МЧД. Если у них ещё нет личных электронных подписей — нужно сделать и квалифицированные ЭП физлиц. Возможно, новая подпись нужна и директору.
2. До 1 сентября 2023 года нужно добавить новые подписи и МЧД в своё ЭДО. Лучше раньше. Если не добавить, сотрудники не смогут работать с ЭДО. 
3. Нюансы добавления и дальнейшей работы МЧД в ЭДО зависят от сервиса. В любом случае, принципиальных изменений в работе с ЭДО не произойдёт.

Источник: https://zhiza.evotor.ru